Возможности программы "UNIVERSE-Фитнес" - учет и управление клубом


Программа учета для фитнес клуба «UNIVERSE-Фитнес» разработана для организации автоматизированного управления всеми процессами, происходящими в фитнес центре. Основная задача автоматизации предприятия - это применение технических средств и систем управления, освобождающих человека частично или полностью от непосредственного участия в процессах. В фитнес клубах компьютерный учет применяется для обслуживания клиентов клуба, учета расходных материалов в баре и салоне красоты, расчета заработной платы персоналу и получения статистических данных по работе клуба.

CRM модуль для отдела продаж

Основная задача встроенного CRM модуля — это предоставление сотрудникам отдела продаж фитнес клуба таких механизмов, с помощью которых они смогут оперативно и своевременно выполнять свои обязанности.  Если говорить о менеджерах по продажам, то основные функции, которые должна выполнять CRM система — это ведение клиентской базы с возможностью сохранения всей истории общения с клиентом (звонки, отправка электронных писем и т.д.), автоматически выводить напоминания, по необходимости выполнять те или иные задачи, регистрировать выполнение этих задач, предоставить сотруднику максимально удобную информационную среду для выполнения своих обязанностей.
 
 
программа учета клиентов в фитнес клубе
 
Анализ посещаемости клиентом фитнес клуба
  • формирование клиентской базы постоянных и потенциальных клиентов;
  • разделение клиентов по менеджерам;
  • приcвоение клиентам дополнительных критериев (статус, причина обращения, реклама);
  • регистрация обращений от потенциальных клиентов;
  • занесение анкет клиентов фитнес клуба;
  • поиск в системе по основным идентификаторам клиента (номер карты, моб. телефон);
  • связь с IP телефонией 3CX (автоматическое определение клиента по входящему номеру телефона);
  • регистрация менеджерами выполнения задач (звонки, презентации, отправка e-mail писем); 
  • возможность подключения web камеры (прикрепление фотографии клиента);
  • доступ к полной информации по клиенту и его контрактам;
  • возможность автоматической печати договоров;
  • продажа/ активация/ заморозка и продление клубных карт;
  • встроенная система напоминаний (завершение контракта, платежи по рассрочкам, окончания срока действия аренды ячейки и т.д.);
  • дисконтная система (накопительные и персональные скидки, начисление бонусов, подарочные сертификаты);
  • отслеживание потерянных клиентов;
  • разграничение прав доступа (каждый менеджер может редактировать информацию только по своим клиентам);
 

Автоматизация работы рецепции фитнес клуба

После заключения контракта клиент становится постоянным. Постоянному клиенту присваивается персональный номер и выдается пластиковая карта, которая является подтверждением того, что клиент является членом клуба. В дальнейшем пластиковая карта будет являться средством быстрой идентификации клиента в системе. Основная работа с постоянными клиентами сводится к быстрой регистрации их визитов. При посещении клиентом фитнес клуба,администратор проводит карту через считыватель магнитных карт (или сканер штрих-кода) и считывает номер с карты. Программа идентифицирует данного клиента, проверяет активность его карт и отображает следующую информацию: Ф.И.О. клиента, активные и заблокированные контракты, количество персональных тренировок и остаток денежных средств на лицевом счете. Если карта заморожена, ограниченна по времени или дню недели, то администратор увидит соответствующее предупреждение. Если карта действительна в настоящий момент времени, то администратор просто нажимает кнопку «Вход в клуб» и клиенту присваивается статус нахождения в клубе. Дополнительно можно присвоить клиенту внутренний номер (номер электронного браслета или ключа от шкафчика) для идентификации внутри клуба. Обычно такой функцией пользуются, когда забирают у клиента карту на время пребывания в клубе, и вместо нее выдают ключ от шкафчика, а карту кладут на место ключа. Информация по статусу клиента автоматически передается на другие точки обслуживания: бар, салон красоты и т.д. Бармен, тренер или администратор салона красоты может найти клиента по его внутреннему номеру или фамилии и списать ему  оказанные услуги. Когда клиенту оказаны все услуги, и он возвращается на рецепцию клуба, ему меняют ключ от шкафчика на свою пластиковую карту и закрывают визит, производя все необходимые расчеты. Клиент покидает фитнес клуб.
 
 

 
программа учета клиентов в фитнес клубе
  • регистрация посещений клиентов;
  • продажа дополнительных товаров и услуг;
  • проведение финансовых взаиморасчетов (наличные и безналичные оплаты, бартер);
  • электронная запись на персональные тренировки и групповые занятия;
  • оперативный доступ к основной информации по клиенту (состояние депозита, статус клубной карты и ее срок действия, остаток оплаченных услуг, история посещений);
  • система автоматических напоминаний по клиенту (день рождение, просрочка платежа, клиент в черном списке);
  • возможность заморозки, активации, продления и продажи карт;
  • регистрация номера выдаваемого браслета (ключа от шкафчика);
  • ограничение прав доступа на проведение различных операций;
 Для удобства работы администратора на рецепции клуба, все необходимые операции по работе с клиентами в системе выведены в отдельную форму "Регистрация клиента".
 

Управление работой персонала

«Кадры решают всё» - эта известная фраза является основой современного успешного менеджмента спортивных и оздоровительных предприятий. Предлагаемый вашему вниманию функционал – это многоуровневая система автоматизированного управления кадрами, разработанная на основе управленческих механизмов нового поколения. Создаваемый рейтинг, позволяет увидеть конкретную экономическую отдачу от каждого сотрудника, а гибкая система поощрений и взысканий предоставляет возможность стимулирования трудовой дисциплины, на основе объективных данных. 

 
 
Расчет заработной платы сотрудникам
 
 Отчеты по работе персонала
  • Встроенная система учета контроля рабочего времени. Каждому сотруднику изготавливается пластиковая карта с персональным кодом. При приходе сотрудника на рабочее место он должен отметить свою карту у администратора клуба на рецепции. Администратор считывает карту и автоматически фиксируется время прихода сотрудника. Аналогичное действие производится при уходе сотрудника с рабочего места. Программа учета для фитнеса «UNIVERSE-Фитнес» автоматически рассчитывает отработанное время каждым сотрудником, а руководитель может получить информацию по сотрудникам, нарушающим временной режим.

  • Планирование групповых тренировок и персональных занятий. С помощью данной функции Вы можете автоматизировать процесс предварительной записи клиентов как на групповые занятия в клубе, так и на индивидуальные тренировки к тренерам.  Система предварительной записи на тренировки предотвращает перегруженность занятий и позволяет проанализировать наиболее востребованное время и услуги у клиентов и сформировать график занятий самым оптимальным образом.

  • Автоматический расчет заработной платы позволяет экономить время руководителя клуба и исключает конфликтные ситуации между предприятием и персоналом. В программе предусмотрены различные формы заработной платы, которые  устанавливаются под каждого сотрудника персонально.

 

Учет товаров и ведение склада

Автоматизация работы склада на предприятии является неотъемлемой задачей любой системы управления предприятием. Если рассматривать товарооборот предприятий индустрии спорта, то в большинстве случаев учет товаров происходит на трех основных подразделениях: общий склад, бар и салон красоты (spa-зона). Для правильного учета расхода материалов на этих подразделениях, система управления не просто должна списывать товара со склада стандартными операциями: продажа товара клиенту, возврат поставщику или списание по сроку годности, но и учитывать расход тех материалов, которые используются при оказании услуг. Для решения данных задач, программа учета для фитнес клуба содержит складской модуль из программы "UNIVERSE-Красота", который используется многими предприятиями индустрии красоты.
 

Учет складских операций в фитнес клубе

 

Состояние склада

 
Приход товара на склад
 
 
Динамика востребованности услуг
 
 
 
  • Ведение справочников товаров и услуг
  • Возможность занесения товаров в любых единицах измерения
  • Учет товаров по штрих-коду и артиклю
  • Составление калькуляционных карт услуг
  • Оценка рентабельности услуг
  • Автоматическая печать прайс-листа
  • Возможность печати ценников на товары
  • Совместная работа со сканерами штрих-кода
  • Возможность подключения принтера этикеток
  • Учет прихода товаров на склад
  • Ведение расчетов с поставщиками
  • Возможность ведения нескольких складов
  • Перемещение товаров между складами
  • Списание товаров со склада
  • Выдача материалов в работу мастерам
  • Списание материалов с мастеров
  • Возврат товара поставщикам
  • Списание материалов по нормам
  • Напоминания о критическом остатке товаров
  • Отчет по состоянию склада
  • Карточка движения товара
  • Товарно-оборотная ведомость
  • Отчет по проданным товарам
  • Отчет по оказанным услугам
  • Отчет по доходности от продажи товаров
  • Отчет по расходу материалов
  • Оценка перерасхода материалов
  • Динамика востребованности услуг

 

Для уменьшения времени занесения прихода товарных накладных, совместно с системой управления «UNIVERSE-Фитнес» можно использовать сканеры штрих-кода для ввода данных. Если продукция не имеет заводского штрих-кода, то ее можно промаркировать, распечатав специальные клеящиеся этикетки с помощью принтера этикеток.

Касса и финансы 

Раздел «Касса и финансы» успешно решает задачи учёта движения наличных и безналичных средств с моментальной фиксацией операций, которая достигается путём подключения к программе фискальных аппаратов и принтеров печати чеков. Система сводных и суточных расчётов является эффективным механизмом контроля, исключающим любые риски несанкционированного расхода финансовых активов. Этот функционал повышает прибыльность и оперативность всех мероприятий, связанных с оплатой товаров и услуг.
 
Учет финансов в фитнес клубе
 
Общий финансовый отчет работы фитнес клуба
  • Ведение кассы фитнес клуба
  • Наличная и безналичная форма расчета
  • Возможность расчетов по бартеру или депозиту
  • Подключения фискальных аппаратов (опция)
  • Учет операций прихода/расхода денежных средств
  • Возможность ведения нескольких касс
  • Учет по заданным статьям прихода/расхода  
  • Отчет по состоянию кассы
  • Сводный отчет по кассовым операциям
  • Суточный отчет по всем операциям
  • Общие финансовые отчет
  • Отчеты по ККМ (X и Z отчеты, отчет по отделам, журнал чеков) 

Дополнительные возможности

В раздел «Дополнительные возможности» включены инструменты, обеспечивающие безопасность собираемых данных, включая раздел помощи пользователю. Кроме того, в этот функционал могут входить дополнительные программные решения, которые разрабатываются под автоматизацию конкретного проекта. Подобная технологическая гибкость позволяет расширить спектр задач, решаемых с помощью системы управления фитнес клубом «UNIVERSE-Фитнес», на основе персонифицированного подхода к запросам заказчика.
 
  • Локальная и сетевая версии программы
  • Разграничение прав доступа для пользователей
  • Автоматическое резервное копирования базы данных
  • Ведение журнала по всем операциям в программе
  • Выгрузка данных в Excel и OpenOffice
  • Встроенная система напоминаний
  • Возможность подключения дополнительных сервисов: SMS, Онлайн запись, Мобильное приложение.
  • Расширение до системы контроля и управления доступом
 

Хочу узнать больше о возможностях программы для фитнес клубов

Если вас заинтересовало наше программное обеспечение "UNIVERSE-Фитнес", то вы можете заполнить онлайн-заявку на нашем сайте, наши специалисты свяжутся с вами и проведут презентацию программного продукта. 
 
 
 или напишите запрос на электронную почту: manager@universe-soft.ru