Основные возможности системы управления спортивными комплексами

Управление спортивным комплексом происходит за счет автоматизации основных процессов, которые происходящят в клубе: учет и ведение клиентов клуба, ведение клубных контрактов, расчет заработной платы персоналу, списание товаров со склада или бара, формирование внутренней документации клуба.

Работа с клиентами

Клиентская часть —  спортивные клубы имеют свою специфику по ведению клиентской базы: ведение клубных контрактов клиентов, продажа клиентам карт и персональных тренировок, проверка активности карт и своевременные напоминания о завершении контрактов. Для реализации этих требований, в программе предусмотрены следующие возможности:

Карточка клиента включает:

 

  • Фамилию, имя, отчество и фотографию клиента
  • Дату, месяц, год рождения
  • Телефоны: домашний, мобильный и рабочий
  • Домашний адрес
  • Дату заключения договора и выдачи карты, номер карты, вид карты, и свойственные ей скидки
  • Детальную информацию по картам (история приобретений, платежи, список операции (активация, заморозки, продление))
  • Информацию по ведущему менеджеру
  • Финансы лицевого счёта (состояние счета, максимальный кредит, ограничение расходов)
  • Дополнительную информацию, источник рекламы, электронный адрес
     

Регистрация посещения клиента - происходит по идентификации карты клиента (сканером штрих-кода, считывателем магнитных карт, ручным поиском). Возможность присвоения клиенту внутреннего номера (ключа, ячейки, шкафчика). При данной операции происходит идентификация клиента и активность его контрактов. Если клиент имеет активную карту, то администратор может его впусить в клуб.

Оформление визита клиенту - списание различных услуг и товаров клиенту. В программе предусмотрена возможность проводить два вида визитов: предварительный визит - клиенту просто списываются услуги с разных рабочих мест фитнес клуба (рецепция, бар, салон красоты и т.д.) . При оформлении предварительного визита оплаты услуг клиентом не происходит и он остается внутри клуба. Когда клиент покидает клуб, ему на рецепции оформляют окончательный визит (составленный на базе уже списанных услуг в предварительных визитах), клиент производит оплату и после сохранения визита автоматически покидает клуб. 

Предварительная запись на групповые занятия -  для групповых занятий формируется график занятий, в котором отмечается количество клиентов записанных на каждое занятие. Ведение записи на групповые занятия позволит Вам оценить загруженность залов с фильтрацией по времени, типу тренировки, сотруднику, а также устранит проблему перезагружености залов. Администратор клуба с легкостью сможет проконсультировать клиента по количеству записанных клиентов на то или иное занятие.

Предварительная запись на персональные тренировки - данная функция очень удобна для тренеров фитнес клуба. Тренера могут планировать свою работу с помощью электронного расписания, с легкостью подобрав для персональной тренировки с клиентом удобное время. Руководитель фитнес клуба сможет проанализировать работу тренера по его записям (количество проведенных тренировок, время проведения).

Аренда времени на теннисных кортах - данная функция позволяет оптимизировать работу теннсных кортов. С помощью системы предварительного резервирования времени на теннисных кортах, администратор клуба сможет просто и быстро подобрать клиенту удобное время тренировки, а руководитель оценить общую загруженность предприятия в целом и востребованность отдельных услуг.

Операции с лицевым счетом клиента - в программе предусмотрена возможность ведения лицевых счетов клиентов с основными базовыми операциями - зачисление средств, возврат средств, выписка по счету. Также имеются дополнительные возможности: ведение расчетов с клиентами в двух валютах (по желанию клиента можно произвести смену по текущему курсу), возможность объединения нескольких клиентов на одном лицевом счете (корпоративные клиенты, члены семьи), определение рейтинга клиентов.

 

Работа с картами и абонементами

Продажа карты - операция продажи клиенту клубного контракта. В программе предусмотрены различные варианты проведения данной операции: продажа одному клиенту нескольких контрактов, продажа контракта в рассрочку, предоставление персональной скидки и т.д.

Активация карты - для того чтобы клиент мог воспользоваться купленной картой, ее нужно активировать. Активация карты может осуществляться как на клиента, которому она была продана, так и на любого другого клиента из базы данных (вариант, когда карта покупается в подарок). Активацию карты можно выполнять "прошедшим числом", что очень важно для тех клубов, в которых уже действует клубная система.

Возврат карты - операция блокировки контракта клиента. Функция будет востребована в том случае, если клиент хочет досрочно разорвать контракт.

Продление карты - операция продления действия карты определенному клиенту или группе клиентов (клуб не работал в праздничные дни, был закрыт на инвентаризацию и т.д.)

Заморозка карты - операция приостановления срока действия карты на определенное количество дней согласно заключенному контракту. 

Продажа заморозок - операция по предоставлению дополнительных условию по контракту клиента. Клиент может приостановить действие карты на определенное количество дней за денежную плату согласно прайс-листа клуба. 

Продажа абонемента - дополнительно к клубной карте клиенту можно выписать тренировки с персональным тренером. 

 

Журналы операций по клиентам

Журнал визитов - отображает все оформленные визиты за определенный период времени. Под определенными правами доступа можно изменять или удалять данные.

Журнал абонементовотображает все проданные клиентам абонементы за определенный период времени. Под определенными правами доступа можно изменять или удалять данные.  

Журнал посещений - отображает все посещения клиентов за определенный период времени. В посещении фиксируется время прихода/ухода клиента и продолжительность нахождения в клубе. Под определеными правами доступа можно изменять или удалять данные.

Журнал зачислений/возврата средств - отображает все поступления и возвраты средств клиентам за определенный период времени.

Журнал выданных счетов-фактур - отображает информацию по счет-фактурам выданным клиентам за определенный период времени. Под определеными правами доступа можно изменять или удалять данные.  

Журнал проданных карт - отображает все проданные клиентам карты за определенный период времени. Под определенными правами доступа можно изменять или удалять данные.

Журнал активаций карт отображает операции по активации карт за определенный период времени. Под определенными правами доступа можно изменять или удалять данные.

Журнал возвратов карт - отображает все операции связанные с возвратом клиентами карт за определенный период времени. Под определенными правами доступа можно изменять или удалять данные.

Журнал продлений карт - отображает все операции связанные с продлением действия клиентских карт за определенный период времени. Под определенными правами доступа можно изменять или удалять данные.

Журнал платежей по рассрочкам - отображает все платежи по картам, проданным в рассрочку за определенный период времени. Под определенными правами доступа можно изменять или удалять данные.

Журнал заморозок карт - отображает все операции связанные с заморозкой карт клиентов и продажей заморозок  за определенный период времени. Под определеными правами доступа можно изменять или удалять данные. 

Управление персоналом

Вы можете существенно упростить работу администратора и бухгалтера, воспользовавшись данной возможностью программы. Благодаря тому, что в программу заложены различные схемы оплаты труда сотрудникам, к каждому можно применить индивидуальную схему начисления заработной платы и индивидуальный расчетный период.

В настоящее время в программе предусмотрен расчет заработной платы по следующим схемам:

  • Оклад
  • Повременная
  • Процент
  • Повременная+процент
  • Процент-цена продукции
  • Оклад+процент
  • Процент-себестоимость
  • Оклад+процент от выручки
  • Оклад+процент+процент от выручки
  • Оклад+процент-себестоимость
  • Повременная+процент от выручки
  • Повременная+процент+процент от выручки
  • Процент (по ставкам)

Пункт меню включает в себя:

Базу данных по сотрудникам - содержит полную информацию по каждому сотруднику. (ф.И.О., адрес., паспортные данные, дату приема на работу, информацию по заработной плате, комментарии). 

Штатное расписание - фиксируется время начала и окончания работы сотрудников. Формируется табель учета рабочего времени для каждого сотрудника. Администратор видит только тех сотрудников, которые находятся на рабочих местах. Учет рабочего времени персонала можно организовать с помощью персональных пластиковых карт для сотрудников.

Формирование смен - объединение сотрудников в смену для оказания услуг и продажи товаров. Заработная плата сотрудникам будет рассчитываться из условий настроек для смены.

Расчет заработной платы - учитывает штрафы, премии, а так же выдачу сотруднику авансов с момента предыдущей выплаты.

Журнал выдачи заработной платы -  показывает всю историю взаиморасчетов с сотрудником.
 

Журнал работы сотрудников  - отображает фактически отработанное время каждым сотрудником.

 

Справочники товаров и услуг

База данных товаров и услуг Вашего предприятия по следующим параметрам: 

  • Наименование
  • Артикул
  • Штрих-код
  • Единицы измерения
  • Вес единицы товара
  • Производитель
  • Срок гарантии
  • Срок годности
  • Рекомендуемый процент на зарплату
  • Цена прихода
  • Цена продажи
  • Цена выдачи в производство
  • Цена списания
  • Временная скидка
  • Критический остаток на складе
  • Срок регламентного обслуживания
  • Комментарии
  • Возможность учета себестоимости и цены товаров/услуг в двух валютной системе
  • Удобная навигация по каталогу товаров и услуг (дерево)
  • Работа с "составными" товарами/услугами (т.е. включающими в свой состав другие товары/услуги)
  • Расчет себестоимости и рентабельности товара/услуги
 
Возможность организации сезонных скидок на отдельные группы товаров

Формирование состава услуги

Распечатка прайс-листов как для клиентов, так и для внутреннего использования

Распечатка этикеток и ценников на товары

Автоматический пересчет продажных цен товаров/услуг с приходом новой партии товаров 

 

Касса и финансы

Ведение наличной кассы в двух валютах

  • Разнесение расхода и прихода средств по статьям с любой детализацией
  • Возможность выдачи средств в подотчет
  • Работа с безналичными платежами и бартером
  • Встроенные активные и пассивные методы контроля и обеспечения конфиденциальности финансовой информации
  • Опция. Возможность подключения ККМ (Фискальных регистраторов).

Статьи прихода и расхода по кассе - для анализа потока денежных средств, необходимо определить интересующие Вас направления и создать систему классификации всех операций по кассе.Рраздел предназначен для создания и редактирования информации по статьям учёта движения денежных средств.

Курсы валют - в данной версии программы предусмотрено ведение учёта денежных средств, взаиморасчётов с клиентами и поставщиками товаров в двух валютах: рублях и условных единицах. Соответствие между валютами при необходимости может быть изменено.

Приход денежных средств в кассу - добавление и редактирование информации о поступлении наличных денежных средств в кассу предприятия.

Расход денежных средств из кассы - добавление и редактирование информации о выдаче наличных денежных средств из кассы.

Состояние кассы - для проверки правильности внесённой информации, удобно иметь возможность просмотра всех операций по кассе за день.

 

Ведение складского учета

  • Возможность ведения нескольких складов
  • Возможность любого движения товаров с сопроводительными документами

  • Возможность включения прямых накладных затрат в себестоимость товара

Приход товара - факт поступления товаров на склад должен быть оформлен точно и своевременно, для обеспечения бесперебойной работы Вашего предприятия. Раздел предназначен для создания и редактирования операции поступления товаров на склад.

Перемещение товара между складами - факт поступления товаров на склад должен быть оформлен точно и своевременно, для обеспечения бесперебойной работы Вашего заведения. Раздел предназначен для создания и редактирования операции перемещения товаров между складами.

Выдача товара в производство - учёт товаров и расходных материалов, выданных сотруднику для оказания услуг, поможет Вам контролировать расход средств для предотвращения их нецелевого использования. Раздел служит для создания и редактирования операции выдачи сотруднику товаров, необходимых для оказания услуг.

Списание товаров - иногда товары, хранящиеся на складах, приходят в негодность по разным причинам. Учитывать такие товары далее нет смысла.  Операция предназначена для создания и редактирования списания товаров (имеются в виду ситуации, когда товар не использован для производственных нужд, а выбыл со склада по иным причинам). 

Списание материалов с сотрудника - в процессе работы возникают ситуации когда выданные материалы в работу необходимо списать (перерасход материалов, истечения срока годности). Операция предназначена для создания и редактирования списания товаров из производства.

Состояние склада - информация о товарных остатках на складах может потребоваться в любой момент, как для проведения инвентаризации, так и при формировании заказов поставщикам. Раздел служит для просмотра информации о наличии товаров на выбранном складе.

Журналы по операциям

Журнал прихода товаров

Журнал перемещения товаров

Журнал выдачи товаров в производство

Журнал списания

Журнал списания материалов с сотрудника

Журнал расчетов с поставщиками

 

Отчеты по подразделениям

Нижеуказанные отчеты позволяют руководителю анализировать деятельность предприятия, эффективно управлять и организовывать работу всех подразделений. Также они дают возможность проводить маркетинговые исследования, иметь четкое представление о посещаемости Вашего заведения, динамике востребованности услуг, рейтинге клиентов и движении финансовых средств.

Отчеты по реализация товаров и услуг

Отчет по движению товаров

Отчет по проданным товарам

Отчет по оказанным услугам

Отчет по проданным товарам и оказанным услугам конкретного специалиста

Отчет по проданным товарам и оказанным услугам всех специалистов

Материальный отчет

Отчет по доходности от продажи товаров

Отчет по фактическому расходу товаров

Отчет по выданным материалам в работу

Отчеты по клиентам

Отчет по рейтингу клиентов

Отчет по остаткам на счетах клиентов

Отчет по новым клиентам

Отчет по новым клиентам (сводный)

Распределение клиентов по видам карт

Отчет по истории посещений клиента

Отчет по потерянным клиентам

Клиенты по сотрудникам

Распределение клиентов по рекламным акциям

Клиенты без карт

Действующие клиенты

Клиенты (Возрастная категория)

Отчет по клиентам за период

Карты и абонементы

Проданные карты по клиентам

Проданные карты по сотрудникам

Проданные карты (сводный)

Замороженные карты

Оказанные услуги по картам

Проданные абонементы по клиентам

Проданные абонементы (сводный)

Проданные карты (графический)

Проданные заморозки

Незакрытые суммы по рассрочкам

График платежей по рассрочкам

Оплаченные платежи по рассрочкам

Отчеты по сотрудникам

Отчет по сотрудникам (по заработанным процентам 7 различных форм)

Отчет по учету рабочего времени

Отчет о начислениях (периодический)

Сводная ведомость по сотрудникам

Остатки материалов по сотруднику

Отчет о списаниях материалов

Учет расхода материалов

Выданные материалы сотрудникам

Занятия клиентов по сотрудникам

Сводный отчет по расписанию

Новые клиенты по сотрудникам

Отчет по сотрудникам и начислениям

Отчет по сотрудникам за период
 
Клиенты по сотрудникам (по предварительной записи)

Финансовые отчеты

Кассовый отчет

Сводный отчет

Суточный отчет

Отчет по движению финансовых средств

Приход средств от клиентов

Отчет по ККМ

Отчетная ведомость

Посещаемость и загруженность предприятия

Отчет по средней посещаемости по подразделениям

Отчет по динамике востребованных услуг

Отчет по загруженности подразделений по расписанию

Отчет по средней посещаемости по дням недели

Отчет по средней посещаемости по времени

Сводный отчет (графический)

Аренда теннисных кортов

Адресные рассылки по почте и e-mail

В условиях, когда потребителю предлагается широкий спектр качественных товаров и услуг, необходимы дополнительные меры, определяющие выбор клиента в Вашу пользу. В наш век передовых информационных технологий на помощь талантливому руководителю приходят CRM-технологии. CRM (Client Relations Management) в дословном переводе означает - "управление отношениями с клиентами" и несет в себе идеологию персонального и адресного общения с клиентами. На сегодняшний день CRM-технология, как правило, реализуется в программных продуктах управления производством, в том числе создаваемых для индустрии красоты. Такие возможности, как адресная рассылка по почте и e-mail помогают удержать постоянных клиентов, проводить маркетинговые исследования, определять предпочтения клиентов и проводить рекламные кампании. Анализируя информацию, полученную от постоянных клиентов, Вы получаете наиболее достоверную картину о состоянии дел в клубе или салоне. Например, можно провести опрос или рекламную акцию, используя возможности почтовой или Интернет - рассылки. Затем, оценив результаты опроса, принять наиболее мотивированное решение о внедрении новинок или проведении каких-либо структурных изменений.

Печать конвертов

Email-рассылка

SMS-рассылка (опция через программу UNIVERSE-SMS)


Система напоминаний

Благодаря системе напоминаний Вы никогда не забудете о Дне рождения сотрудника, всегда будете владеть информацией по клубным контрактам клиентов и будете контролировать окончание товара на складе. Кроме того, система сама напомнит Вам об изменении текущего курса валюты и предложит его откорректировать.

Существуют напоминания:

  • Дни рождения клиентов

  • Дни рождения сотрудников

  • Об окончание договора с клиентом

  • Об окончание срока действия карты клиента

  • Об окончание занятий на карте клиента

  • Об очередном платеже по рассрочке

  • Критический остаток товара на складе

  • Обновление курса валюты

Служебные напоминания для сотрудников клуба

Настройки системы и прав доступа

Для обеспечения конфиденциальности информации в программу заложено три уровня доступа к каждому окну программы для любого из пользователей: 

  • полный доступ

  • только чтение

  • доступ запрещен

В программе предусмотрена ограниченная возможность удаления информации. Сделано это во избежание несанкционированного удаления, которое может привести к недостоверности базы данных, и, как следствие, к недостоверности получаемой информации.

Для облегчения отображаемых списков (товары, услуги, клиенты, сотрудники) и сохранения целостности базы данных в программе существует понятие "активность". Например, Вы давно не работаете с каким либо товаром или услугой, чтобы информация о них не загружала рабочих окон, Вы делаете "неактивным" данный товар или услугу. При этом вся информация о них в базе сохраняется, а в повседневной работе Вы их не видите.

Возможность работы программы от нескольких юридических лиц. Данная возможность позволяет более гибко подходить к организации деятельности салона. Предположим, что у одного юридического лица есть лицензия на оказание косметологических услуг, а у другого на реализацию алкогольной продукции. Не нужно создавать еще одно для совмещения двух функций. В программе Вы можете выписывать документы как от одного лица, так и от другого.

Настройки интерфейса и использование кнопок быстрого доступа. Для большего удобства и ускорения работы программы Вы можете выносить иконки наиболее частых действий на панель программы.

Автоматическое резервное копирование данных

 

Встроенная справочная система

В программе реализована встроенная система помощи. Обратившись в соответствующий раздел, Вы можете получить справочную информацию по интересующему Вас вопросу. Экспресс-справка позволяет быстро получить информацию по типовым действиям и дает ответы на наиболее распространенные вопросы.

Например:

  • Как оформить нового клиента?

  • Как выдать товар в производство?

  • Как учесть безналичные платежи

Такой раздел справочной системы в значительной степени облегчает процесс обучения новых сотрудников.