Система управления клиникой Universe-Медицина – все возможности

Картотека пациентов

Клиентская часть — представляет собой главный инструмент для персональной и адресной работы с клиентами. Сутью этой работы является понимание того простого факта, что клиенты, и особенно постоянные, являются главным достоянием вашего учреждения. Именно постоянные клиенты в значительной степени формируют объёмы продаж, выравнивают сезонные колебания спроса, позволяют осуществлять перспективное планирование — одним словом, являются оплотом благополучия Вашего бизнеса.

В базе данных программы учитываются:

  • фамилия, имя, отчество пациента
  • дата, месяц, год рождения
  • телефоны: домашний, мобильный, рабочий
  • электронный и домашний адрес
  • фотография и дополнительная информация о клиенте (источник рекламы, комментарии)
  • дата заключения договора и выдачи карты, номер карты, вид карты, и свойственные ей скидки
  • организация плательщик (если пациент прикреплен к юридическому лицу)
  • финансы лицевого счёта (депозита)
  • история посещений медицинского центра
 
Дополнительно в программе имеются следующие возможности: ведение расчетов с клиентами в двух валютах (по желанию клиента можно произвести смену по текущему курсу), возможность объединения нескольких клиентов на одном лицевом счете (корпоративные клиенты, члены семьи), определение рейтинга клиентов.

Дисконтная система медицинского центра

Одним из основных разделов программы UNIVERSE-Медицина является система пластиковых карт. Система клиентских карт — это дополнительный стимул для привлечения клиентов на Ваше предприятие. В зависимости от поставленных задач, Вы можете внедрить на своём предприятии любую модель использования карт.

Клиентские карты в программе UNIVERSE-Медицина могут выполнять следующие функции:

  • Медицинская

Электронные медицинские карты содержат полную информацию по пациенту: записи врачей по лечению пациента, результаты анализов, электронные снимки, историю посещений медицинского учреждения, информацию по финансовым взаиморасчетам.

  • Платежная

Используется для ежедневного расчета. При выдаче карты клиенту присваивается индивидуальный номер лицевого счета, по которому происходит движение финансовых средств. Расчет может вестись в двух валютной системе. Предусмотрены: учет безналичных платежей, оплаты с кредитных карт и взаиморасчетов по бартеру.

  • Дисконтная

Для каждой отдельной карты могут быть заданы два типа скидок — персональная или накопительная, в зависимости от заданных параметров. Шкала величины скидок и периода времени задается в настройках программы.

  • Кредитная

В каждом индивидуальном случае Вы имеете возможность устанавливать предельную сумму, на которую клиенту услуги оказываются в кредит. Такой вид карт востребован для постоянных клиентов.

Как правило, все вышеуказанные свойства карт комбинируются для получения наиболее удобного для пользователя варианта.

Обслуживание пациентов

Эффективность работы Вашего медицинского центра и его престиж напрямую зависят от того, насколько оперативно и качественно Вы обслуживаете как постоянных, так и впервые пришедших клиентов.

Для достижения этой цели в программе заложены следующие возможности:

Оформление визита для клиента (отображение посещения клиентом медицинского учреждения)

Оформление абонемента (набор товаров и услуг с фиксированным периодом времени их получения. Например, выписка пациенту программы лечения - 10 занятий общего массажа). Абонемент можно выбрать из справочника или создать персонально для клиента, дополнительно предусмотрена установка индивидуальной скидки.

Журнал визитов (просмотр и изменение оформленных визитов)

Журнал посещений (просмотр посещений клиентов)

Журнал выданных счетов-фактур

Операции с лицевыми счетами клиентов (зачисления и возврат средств, движение средств по клиентам). Возможность безналичного расчета.

Журнал зачислений/возврата средств

Предварительная запись клиентов

Для создания у клиента положительного впечатления о Вашем центре, а так же для возможности быстрой и слаженной работы администраторов, в программе существует возможность предварительной записи клиентов.

Преимущества автоматизированного журнала записи очевидны: Клиент видит, что Вы следите за достижениями информационных технологий, держите руку на пульсе событий и заботитесь о клиентах, экономя их время.

В программе имеется возможность ведения предварительной записи клиента по нескольким параметрам:

  • По дате и времени
  • Возможность выбора услуги или специалиста

Общий график работы мастеров

Автоматическое формирование графика работы

График записей на текущую дату

Записи к определенному сотруднику

Записи клиента на процедуру (поиск по фамилии, телефону и номеру карты)

Управление персоналом

Вы можете существенно упростить работу администратора и бухгалтера, воспользовавшись данной возможностью программы. Благодаря тому, что в программу заложены различные схемы оплаты труда мастеров, к каждому можно применить индивидуальную схему начисления заработной платы и индивидуальный расчетный период.

В настоящее время в программе предусмотрен расчет заработной платы по следующим схемам:

  • Оклад
  • Повременная
  • Процент
  • Повременная+процент
  • Процент-цена продукции
  • Оклад+процент
  • Процент-себестоимость
  • Оклад+процент от выручки
  • Оклад+процент+процент от выручки
  • Оклад+процент-себестоимость
  • Повременная+процент от выручки
  • Повременная+процент+процент от выручки
  • Процент (по ставкам)
С помощью дополнительных настроек (учитывать скидку клиента при расчете заработной платы, учитывать себестоимость только услуг или товаров, выручку рассчитывать в целом или только за те дни, в которые работал сотрудник и т.д.) все схемы расчета заработной платы гибко настраиваются под конкретного сотрудника.

Пункт меню включает в себя:

База данных: ФИО. Персональная информация (телефоны, адрес, паспортные данные). Специальность. Дата приема на работу. Дата увольнения. Условия оплаты. Автоматическое начисление заработной платы, согласно заданным условиям оплаты.

Любая степень детализации получаемого сотрудником процента (вплоть до конкретного товара или услуги)

Система штрафов и премий

Система выдачи авансов

Формирование штатного расписания (Учет рабочего времени персонала)

Рейтинг сотрудников

Журнал работы сотрудников

Журнал выдачи заработной платы

Справочники товаров и услуг

База данных товаров и услуг Вашего предприятия по следующим параметрам: 

  • Наименование
  • Артикул
  • Штрих-код
  • Единицы измерения
  • Вес единицы товара
  • Производитель
  • Срок гарантии
  • Срок годности
  • Рекомендуемый процент на зарплату
  • Цена прихода
  • Цена продажи
  • Цена выдачи в производство
  • Цена списания
  • Временная скидка
  • Критический остаток на складе
  • Срок регламентного обслуживания
  • Комментарии
  • Возможность учета себестоимости и цены товаров/услуг в двух валютной системе
  • Удобная навигация по каталогу товаров и услуг (дерево)
  • Работа с "составными" товарами/услугами (т.е. включающими в свой состав другие товары/услуги)
  • Расчет себестоимости и рентабельности товара/услуги
 
Возможность организации сезонных скидок на отдельные группы товаров
 

Формирование состава услуги

Распечатка прайс-листов как для клиентов, так и для внутреннего использования

Распечатка этикеток и ценников на товары

Автоматический пересчет продажных цен товаров/услуг с приходом новой партии товаров

Касса и финансы

Ведение наличной кассы в двух валютах

  • Разнесение расхода и прихода средств по статьям с любой детализацией

  • Возможность выдачи средств в подотчет

  • Работа с безналичными платежами и бартером

  • Встроенные активные и пассивные методы контроля и обеспечения конфиденциальности финансовой информации

  • Опция. Возможность подключения ККМ (Фискальных регистраторов).

Ведение складского учета

  • Возможность ведения нескольких складов
  • Возможность любого движения товаров с сопроводительными документами

  • Возможность включения прямых накладных затрат в себестоимость товара
Приход товаров на склад

Ввод остатков в производство

Продажа, списание, перемещение,выдача в производство

Возврат товара поставщику

Списание материалов с сотрудника

Журнал прихода товаров

Журнал перемещения товаров

Журнал выдачи товаров в производство

Журнал списания

Журнал списания материалов с сотрудника

Журнал расчетов с поставщиками

Журнал возврата товаров поставщику

Журнал ввода остатков в производство

Состояние склада

Отчеты по подразделениям

Нижеуказанные отчеты позволяют руководителю анализировать деятельность предприятия, эффективно управлять и организовывать работу всех подразделений. Также они дают возможность проводить маркетинговые исследования, иметь четкое представление о посещаемости Вашего заведения, динамике востребованности услуг, рейтинге клиентов и движении финансовых средств.

Отчеты по реализованным товарам и услугам

Отчет по движению товаров

Отчет по проданным товарам

Отчет по оказанным услугам

Отчет по проданным товарам и оказанным услугам конкретного специалиста

Отчет по проданным товарам и оказанным услугам всех специалистов

Материальный отчет

Отчет по доходности от продажи товаров

Отчет по фактическому расходу товаров

Отчет по выдаче товаров в производство

Отчет по остаткам материалов на складах

Отчет по выданным материалам в работу

Отчет по списанию материалов

Отчет по расходу материалов по услугам

Отчет по оказанным услугам (по клиентам) 

Отчеты по клиентам

Отчет по рейтингу клиентов

Отчет по остаткам на счетах клиентов

Отчет по новым клиентам

Отчет по новым клиентам (сводный)

Распределение клиентов по видам карт

Отчет по истории посещений клиента

Отчет по приобретенным клиентами абонементам

Проданные абонементы клиентам (Сводный)

Отчет по приходу средств от клиентов

Отчет по потерянным клиентам

Отчет по плановым посещениям клиентов

Распределение клиентов по рекламным акциям

Накопительные скидки клиентов

Возрастные категории клиентов

Отчеты по сотрудникам

Отчет по сотрудникам (по заработанным процентам  6 форм)

Отчет по учету рабочего времени

Отчет о начислениях (периодический)

Сводная ведомость по сотрудникам

Учет расхода материалов по сотрудникам

Клиенты по сотрудникам

Клиенты по сотрудникам (Сводный)

Клиенты по сотрудникам (По предварительной записи)

Финансовые отчеты

Кассовый отчет

Сводный отчет

Суточный отчет

Суточный отчет (по сотрудникам)

Отчет по движению финансовых средств

Отчет по ККМ

Отчетная ведомость

Кассовый отчет за период

Посещаемость и загруженность предприятия

Отчет по средней посещаемости по подразделениям

Отчет по динамике востребованных услуг

Отчет по загруженности подразделений по расписанию

Настройки системы и прав доступа

Для обеспечения конфиденциальности информации в программу заложено три уровня доступа к каждому окну программы для любого из пользователей: 

  • полный доступ

  • только чтение

  • доступ запрещен

В программе предусмотрена ограниченная возможность удаления информации. Сделано это, во избежание несанкционированного удаления, которое может привести к недостоверности базы данных, и, как следствие, к недостоверности получаемой информации.

Для облегчения отображаемых списков (товары, услуги, клиенты, сотрудники) и сохранения целостности базы данных в программе существует понятие "активность". Например, Вы давно не работаете с каким либо товаром или услугой, чтобы информация о них не загружала рабочих окон, Вы делаете "неактивным" данный товар или услугу. При этом вся информация о них в базе сохраняется, а в повседневной работе Вы их не видите.

Возможность работы программы от нескольких юридических лиц. Данная возможность позволяет более гибко подходить к организации деятельности салона. Предположим, что у одного юридического лица есть лицензия на оказание косметологических услуг, а у другого на реализацию алкогольной продукции. Не нужно создавать еще одно для совмещения двух функций. В программе Вы можете выписывать документы как от одного лица, так и от другого.

Настройки интерфейса и использование кнопок быстрого доступа. Для большего удобства и ускорения работы программы, Вы можете выносить иконки наиболее частых действий на панель программы.

Автоматическое резервное копирование данных

Адресные рассылки по почте, e-mail и sms

В условиях, когда потребителю предлагается широкий спектр качественных товаров и услуг, необходимы дополнительные меры, определяющие выбор клиента в Вашу пользу. В наш век передовых информационных технологий на помощь талантливому руководителю приходят CRM-технологии. CRM (Client Relations Management) в дословном переводе означает - "управление отношениями с клиентами" и несет в себе идеологию персонального и адресного общения с клиентами. На сегодняшний день, CRM-технология, как правило, реализуется в программных продуктах управления производством, в том числе создаваемых для индустрии красоты. Такие возможности, как адресная рассылка по почте и e-mail помогают удержать постоянных клиентов, проводить маркетинговые исследования, определять предпочтения клиентов и проводить рекламные кампании. Анализируя информацию, полученную от постоянных клиентов, Вы получаете наиболее достоверную картину о состоянии дел в клубе или салоне. Например, можно провести опрос или рекламную акцию, используя возможности почтовой или Интернет - рассылки. Затем, оценив результаты опроса, принять наиболее мотивированное решение о внедрении новинок или проведении каких-либо структурных изменений.

Печать конвертов

Email-рассылка

SMS-рассылка (опция через программу UNIVERSE-SMS)

Оценка эффективности рекламных акций

В программе имеется возможность оценивать эффект от проводимых рекламных акций, качество работы подразделений Вашего предприятия и многие другие параметры. Используя данный инструмент можно, к примеру, получить ответы на вопросы:

  • Насколько эффективно применение того или иного вида рекламы (и по количеству обращений, и по количеству реальных продаж)

  • Степень удовлетворенности клиентов Вашего заведения отдельными видами услуг, косметологическими линиями, качеством обслуживания.

Система напоминаний

Для Вашего удобства в нашей программе реализован такой сервис как напоминания, который позволяет стереть грань "посетитель - заведение" и переводит отношения между клиентом и салоном на более высокий уровень. Ведь как приятно, своевременно получить поздравление с Днем рождения от любимого салона! Благодаря напоминаниям, Вы никогда не забудете о Дне рождения сотрудника, всегда будете знать об остатке и окончании срока годности товара на складе. Кроме того, система сама напомнит Вам об изменении текущего курса валюты и предложит его откорректировать.

Существуют напоминания:

  • Дни рождения клиентов

  • Дни рождения сотрудников

  • Критический остаток товара на складе

Напоминания для администратора - напоминания о дате заключения договора, изменение курса валют, срок годности товара, срок регламентного обслуживания оборудования

Служебные напоминания

Встроенная справочная система

В программе реализована встроенная система помощи. Обратившись в соответствующий раздел, Вы можете получить справочную информацию по интересующему Вас вопросу. Экспресс-справка позволяет быстро получить информацию по типовым действиям и дает ответы на наиболее распространенные вопросы.

Например:

  • Как оформить нового клиента?

  • Как выдать товар в производство?

  • Как учесть безналичные платежи

Такой раздел справочной системы, в значительной степени, облегчает процесс обучения новых сотрудников.